Fără reguli clare, documentele se multiplică, se pierd, se partajează necontrolat și devin greu de administrat. În timp, apar duplicări, versiuni confuze și riscuri de securitate sau conformitate. Document Governance în Microsoft 365 oferă cadrul necesar pentru organizare, standardizare, securitate și controlul ciclului de viață al documentelor, indiferent de departament sau proiect.

SharePoint Online permite definirea unei structuri coerente: site-uri, biblioteci, metadate, tipuri de conținut și reguli de acces. În locul folderelor tradiționale greu de gestionat, metadatele și căutarea oferă regăsire rapidă și organizare standardizată. SPConsultant oferă consultanță IT pentru crearea unei arhitecturi informaționale coerente și a unui model de guvernanță adaptat modului real de lucru.

Etichetele de retenție și sensibilitate permit controlul complet al ciclului de viață și protecția documentelor în SharePoint și Teams: păstrare conform cerințelor interne/legale, arhivare, ștergere controlată, restricții de partajare și protecție a informațiilor sensibile. Astfel, organizația reduce riscul de expunere a datelor și își crește nivelul de pregătire pentru audit și controale.

Prin automatizări și extensii dezvoltate prin dezvoltare de software, SPConsultant poate aplica politici automate, fluxuri de aprobare, etichetare asistată și rapoarte de control. Acest lucru transformă guvernanța dintr-o activitate manuală într-un proces predictibil și măsurabil, reducând efortul echipelor IT și eliminând excepțiile riscante.

Document Governance în Microsoft 365 asigură ordine, securitate și conformitate, crește productivitatea și scade timpul pierdut cu căutarea sau refacerea documentelor. Dacă vrei să implementezi o strategie completă de guvernanță a documentelor, contactează-ne pentru analiză, design și implementare.